Spółki jawne, partnerskie czy z ograniczoną odpowiedzialnością – co je łączy? Wszystkie z nich muszą być zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obecność w takim rejestrze wiąże się z kolei z pewnymi dodatkowymi obowiązkami. A jednym z nich jest sprawozdanie finansowe, które rok rocznie musi być składane.
Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe?
Do składania sprawozdań zobowiązane są wszystkie podmioty, które nie tylko są zarejestrowane w KRS, ale też prowadzą tak zwaną pełną księgowość. A w jaki sposób mają składać dokumenty. Jeszcze do niedawna miejscem składania dokumentów były sądy rejonowe, które można było odwiedzać osobiście. W pierwszym kwartale 2020 roku podjęta została jednak decyzja, żeby sprawozdania składać wyłącznie online. W efekcie sprawozdanie finansowe do KRS online jest obligatoryjne. Musi też spełniać określone warunki. Po pierwsze dokument musi być sporządzony oraz zapisany w odpowiednim pliku. Po drugie sprawozdanie musi być podpisane. I nie chodzi tu o podpis odręczny. Aby podpisać dokument trzeba posłużyć się bądź tak zwanym kwalifikowanym podpisem, bądź profilem zaufanym. O tym, kto taki podpis ma złożyć, decyduje oczywiście ustawa. Mówi ona wyraźnie, że sprawozdanie przede wszystkim podpisuje osoba prowadząca księgi, a poza nią także osoby kierujące jednostką.
Ponieważ forma sprawozdania szczegółowo regulowana jest prawnie, trzeba dołożyć wielu starań, aby zachować odpowiedni format i struktury logiczne. A w tym pomocna jest aplikacja stworzona i udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Jej niepodważalną zaletą jest darmowy charakter oraz pełna zgodność z wszystkimi wymaganiami.
A jak składa się gotowe już sprawozdanie? Aby złożyć e-Sprawozdanie finansowe do KRS online, trzeba posiadać konto założone na platformie eKRS. Jeżeli za składanie dokumentu bierze się osoba upoważniona, której pesel widnieje w Rejestrze, wówczas procedura jest w pełni bezpłatna. Jeżeli natomiast jest się osobą uprawnioną, czy pełnomocnikiem, ale bez wpisu numeru PESEL w KRS, wówczas złożenie dokumentu wygląda inaczej. Sprawozdanie wówczas składa się na innym formularzu i wymaga to dodatkowej opłaty.
Na koniec warto jeszcze powiedzieć o obowiązujących terminach. W przypadku spółek, których rok obrotowy biegnie tak, jak kalendarzowy – termin sporządzenia sprawozdania upływa 31 marca. W 2020 termin ten został wydłużony do 30 czerwca. Później jest czas na zatwierdzenie go przez organy firmy. W 2020 roku trwa on do 30 września. A do 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdanie musi być złożone.
