MICROSOFT EXCEL BEZ TAJEMNIC

Skrajne emocje dookoła Excela, zgoda co do jego przydatności.

Niektórzy twierdzą, że ludzkość dzieli się na dwie grupy – tych, którzy słysząc o Excelu reagują entuzjazmem i chwalą sobie możliwości związane z tym programem oraz na tych o wprost przeciwnym nastawieniu; osoby przerażone excelowymi skoroszytami, komórkami, wierszami, kolumnami, funkcjami, tabelami przestawnymi i wykresami. Z pewnością to do jakiegoś stopnia kwestia wrodzonych predyspozycji bądź wyuczonej specjalizacji; humanistom zawsze będzie trudniej posługiwać się narzędziami do oblicze, analizowania i zestawiania danych niż „ścisłowcom”. Warto jednak zauważyć, że nawet najbardziej zaprzysięgli przeciwnicy Excela na stopie prywatnej (tj. ludzie twierdzący, że nie są w stanie opanować nawet najprostszych umiejętności z jego zakresu i wystrzegający się go za wszelką cenę) nie kwestionują jego olbrzymiej użyteczności i szerokiego zastosowania – chcą po prostu żeby zajmował się nimi ktoś inny i lepiej do tego przygotowany. Czy Excela można się nauczyć? Czy jest bardzo trudny? Może nie każdy jest w stanie zostać prawdziwym excelowym orłem, ale na przyswojenie podstaw są już dużo większe szanse; MS Excel nie musi chować przed nami żadnych skomplikowanych tajemnic.

Informacje ogólne.

Przypomnijmy kilka zupełnie elementarnych faktów – Excel to aplikacja wchodząca w skład niezwykle popularnego i używanego na całym świecie pakietu biurowego MS Office. Jest arkuszem kalkulacyjnym, czyli programem, który przedstawia dane liczbowe, umożliwia ich przetwarzanie, obrabianie, prezentację i zestawienia. Zestawienia liczbowe są tworzone przez wiersze i kolumny, w które wpisuje się dane oraz nazwy. Można im nadawać określony format, taki jak wielkość, rodzaj i styl czcionki. Formatować można również typy liczbowe – dostępne formaty, wybierane z pola „Ogólne” w karcie „Narzędzia Główne” to m.in. liczbowy, walutowy, procentowy, ułamkowy czy naukowy. To znaczące ułatwienie, które pomaga dostosować sposób obliczania do specyfiki konkretnych danych. Skoroszyty (czyli pliki zawierające jeden lub więcej arkuszy) w Excelu w pewnym sensie odpowiadają kartkom papieru z wydzielonymi polami i konkretnymi współrzędnymi; wszystkie komórki w arkuszu mają swoje adresy, wyrażone literami oznaczającymi kolumny i liczbami oznaczającymi wiersze. Tabele, w których znajdują się dane i w których dokonujemy naszych operacji i obliczeń, zwykle nie mieszczą się w całości na ekranie i można zobaczyć tylko jej fragment, całość jednak da się łatwo przesuwać.

Funkcje.

Kluczową rolę w Excelu odgrywają funkcje – to ich używa się do dokonywania obliczeń stanowiących sedno omawianego przez nas programu. Poszczególne funkcje odpowiadają różnym operacjom i działaniom; jest ich ponad 200 chociaż oczywiście zazwyczaj korzysta się tylko z małej części z nich. Obejmują działania z zakresu matematyki, statystyki, logiki; można je wywoływać przez kartę „Formuły” i przycisk „Wstaw funkcję” gdzie pojawia się lista konkretnych funkcji do wyboru albo przez ręczne wpisanie bezpośrednio w komórce czy w pasku adresu widocznym nad obszarem roboczym arkusza (po podaniu jednej albo dwóch pierwszych liter, Excel podpowiada nam pasujące funkcje). Najważniejsze i najczęściej używane są funkcje liczbowe; suma, iloczyn, pierwiastek, potęga, zaokrąglanie czy silnia. Poza tymi prostymi obliczeniami, bardziej zaawansowane funkcje w Excelu umożliwiają przeprowadzanie operacji na całych szeregach liczb. Jeżeli chcemy poznać wartości brzegowe jakiegoś szeregu, możemy użyć funkcji obliczających wartość minimalną i maksymalną; gdy mamy się dowiedzieć z ilu elementów składa się jakiś większy szereg gdzie nie jest to widoczne gołym okiem, to zamiast żmudnego liczenia „na piechotę”, warto sięgnąć po funkcję „sprawdzanie liczebności szeregu”. Za pomocą innych funkcji tego rodzaju możemy również obliczyć takie wartości jak średnia, mediana, dominanta, wariancja czy odchylenie standardowe. Kolejną, jeszcze inną kategorią, są funkcje logiczne i dokonujące operacji na tekstach – wycinanie tekstu od lewej bądź prawej strony, wyszukiwanie pozycji tekstu, wycinanie fragmentu czy wartości losowe. Do tej kategorii funkcji należy jedna z najważniejszych i najbardziej znanych czyli „JEŻELI”. Określa ona pewne warunki, w których mogą zaistnieć potencjalne rezultaty i pozwala nam je odkryć. Tworzy logiczne porównania wartości z oczekiwanymi wynikami. Funkcja ta przyjmuje trzy argumenty; pierwszy określa przyjęty warunek, drugi wartość zwracaną w przypadku gdy porównanie jest prawdziwe i trzeci wartość zwracaną gdy porównanie jest fałszywe.

Tabele przestawne i wykresy.

Jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi analitycznych w Excelu są tabele przestawne – jak sama nazwa wskazuje, wyróżniają się one tym, że zamieszczone w nich dane można swobodnie „przestawiać”. Tabele wstawia się do arkusza za pomocą karty „Wstawianie”, a sposoby obliczania wartości w tabelach można łatwo wybierać i zmieniać. Ogromnym atutem tabel przestawnych jest to, że ukazują istotne wzorce i trendy dotyczące danych, których nie dałoby się zauważyć bez takiego przedstawienia. Podobną rolę pełnią wykresy, które umożliwiają wizualizowanie danych oraz umieszczanie obrazujących konkretne tendencje rozwojowe linii trendu. Wykresy, które można wybrać (również za pomocą karty „Wstawianie”) to m.in. wykresy liniowe, kolumnowe, kołowe, słupkowe, powierzchniowe czy pierścieniowe. Zarówno tabele przestawne, jak i wykresy pełnią w Excelu bardzo ważną funkcję, którą można nazwać esencją tego programu – zdają bowiem sprawę z występujących w naszej organizacji albo na polu prywatnym liczb, danych, zachodzących między nimi zależności i zjawisk, w które te dane się wpisują, a Excela używamy przecież po to by zdobyć taką wiedzę.

Must have.

W bardzo wielu firmach i instytucjach nikt nie potrafi już sobie wyobrazić życia bez Excela. Obecny na rynku od lat osiemdziesiątych ubiegłego stulecia, bardzo silnie wrósł w biurową codzienność setek tysięcy przedsiębiorstw na całym świecie, a elementarne umiejętności z jego zakresu są bardzo często wyszczególniane w ogłoszeniach o pracy jako jedno z kluczowych wymagań wobec potencjalnych kandydatów. Excela dzisiaj po prostu wypada znać – i to w zasadzie niezależnie od branży czy zajmowanego stanowiska. Trochę wiedzy na temat tego pomocnego programu przyda się właściwie każdemu, a nawet jeśli nie, to na pewno nie zaszkodzi. Microsoft Excel bez tajemnic jest możliwy!

Warto skorzystać z oferty Altkom Akademia – oferuje ona szkolenia z Excela na najwyższym poziomie.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here