Większości pracowników na dany rok przysługuje urlop wypoczynkowy w określonej liczbie dni. Długość urlopu ustala się w zależności od ilości przepracowanych lat. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Wypłacony może on być jednak dopiero po ustaniu stosunku pracy. Ekwiwalent nie należy się pracownikowi, który do tej pory nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego ale w dalszym ciągu pozostaje w stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą. Jeśli pracownikowi przysługuje zaległy urlop, a stosunek pracy nie ustał, może wykorzystać go jedynie w naturze.
Wiele pracodawców podpisujących wypowiedzenie umowy oraz pracowników, zwalniających się z dotychczasowego miejsca pracy zastanawia się jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Ważne aby wysokość ekwiwalentu obliczyć zgodnie z aktualnie obowiązującymi w danym roku stawkami i według konkretnych zasad. Aby takie świadczenie mogło być wypłacone, w pierwszym kroku spełnione muszą zostać dwa podstawowe warunki. Po pierwsze pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Po drugie, umowa o pracę musi być rozwiązana lub musi zbliżać się termin jej wygaśnięcia. Istotne jest, że w sytuacji wyliczania należnego ekwiwalentu nie ma znaczenia czy wypowiedzenie umowy o pracę nastąpiło ze strony pracownika czy też pracodawcy.
Istnieje jednak sytuacja gdy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za zaległy urlop. Jest to możliwie tylko gdy pracodawca i pracownik postanowią o wykorzystaniu urlopu w kolejnym zatrudnieniu. Aby taka sytuacja mogła mieć miejsce, zatrudnienie musi być u tego samego pracodawcy, a nowa umowa musi zostać sporządzona bezpośrednio po wygaśnięciu umowy poprzedniej.
Aby odpowiednio wyliczyć należący się ekwiwalent, stosowany jest współczynnik ekwiwalentu ustalany oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Współczynnik ten wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Podczas wyliczania wysokości ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacenia świadczenia, nawet jeśli urlop został przeniesiony z roku poprzedniego.
W celu przeniesienia niewykorzystanego urlopu na czas kolejnego zatrudnienia w innej firmie konieczne jest tak zwane porozumienie trójstronne. W takiej sytuacji występują trzy strony, czyli pracownik, dotychczasowy pracodawca i przyszły pracodawca. Jednak należy mieć na uwadze, że przepisy prawa nie przewidują przeniesienia urlopu pomiędzy dwoma podmiotami, dlatego też takie praktyki mogą zostać podważone przez Państwową Inspekcję Pracy w czasie przeprowadzanej kontroli.
Jeśli pracownik nie jest zatrudniony na pełen etat, wartość współczynnika należy obniżyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Należy pamiętać, iż urlop wypoczynkowy nie przysługuje osobie pracującej jedynie na umowę zlecenie.
W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu należy dokładnie ustalić podstawę jego wymiaru. Pod uwagę należy wziąć przeciętne wynagrodzenie pracownika określone w stawce miesięcznej w wysokości stałej, składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc oraz składniki przysługujące za okresy krótsze niż miesiąc.
Aby obliczyć ekwiwalent za jedną godzinę niewykorzystanego urlopu, podstawę jego wymiaru należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić również przez dobową normę pracy pracownika.
Warto pamiętać, że wyliczony ekwiwalent jest jednocześnie podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, oraz zaliczki na podatek dochodowy. Jeśli stosunek pracy ustał a pracownika obowiązuje okres wypowiedzenia, niewykorzystany do tej pory urlop wypoczynkowy może on wykorzystać w trakcie trwania okresu wypowiedzenia umowy, oczywiście po wcześniejszym uzgodnieniu tego z dotychczasowym pracodawcą. O tym, czy pracownik wykorzysta zaległy urlop wypoczynkowy w czasie trwania okresu wypowiedzenia ostatecznie decyduje pracodawca. Jeśli z różnych powodów nie wyrazi on na to zgody, pracownikowi zostanie wypłacony ekwiwalent w odpowiedniej wysokości.
Wiele stron i portali internetowych udostępnia dokładne kalkulatory, dzięki którym w błyskawiczny sposób można obliczyć wysokość przynależnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
W celu dokładnego obliczenia wysokości ekwiwalentu dobrze jest skorzystać z usług doświadczonej, wykwalifikowanej księgowej lub znanego biura rachunkowego. Taka porada zazwyczaj nie jest droga, koszt jej wynosi maksymalnie kilkadziesiąt złotych. Również na forach internetowych po zadaniu konkretnego pytania można uzyskać wyczerpującą odpowiedź specjalisty w tej dziedzinie, najczęściej całkowicie bezpłatną.
Powyższe zasady wyliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie obowiązują nauczycieli, gdyż tą grupę zawodową obowiązują odrębne regulacje. Dla tej grupy zawodowej powstał odrębny sposób wyliczania ekwiwalentu, a także inne zasady, co do wykorzystania urlopu w naturze. W większości przypadków nauczyciel nie może otrzymać ekwiwalentu za okres dłuższy niż 8 tygodni.
