W związku z wejściem z życie ustawy o RODO, właściciele firm zobowiązani są do bezpiecznego przechowywania danych pracowników oraz klientów. Dokumenty takie nie mogą dostać się w niepowołane ręce. W przypadku zaniedbań, przedsiębiorca może zapłacić wysoką karę finansową oraz podlega sankcjom prawnym. Dlatego kluczową rolę pełnią szafy metalowe na dokumenty. Czym charakteryzują się i jakie model wybrać?
Standardowe szafy metalowe na dokumenty
Szafy na klucz to doskonałe rozwiązanie, ponieważ za ich otwarcie najczęściej odpowiada jedna osoba, która posiada klucz. Mają duża pojemność, dzięki czemu pomieszczą wiele dokumentów. Dużą zaletą takich szaf jest fakt, że już samo posiadanie stanowi zabezpieczenie firmy przed sankcjami grożącymi w przypadku naruszenia przepisów RODO. W ich myśl, dane osobowe mają zostać przechowywane w taki sposób, aby żadna nieuprawniona osoba nie miała do nich dostępu. Natomiast w przypadku włamania i kradzieży danych, firma nie ponosi konsekwencji finansowych i prawnych, ponieważ zgodnie z ustawą posiadała odpowiednie zabezpieczenie.
Szafy metalowe na dokumenty niejawne
Szafy metalowe na dokumenty niejawne przeznaczone są do przechowywania dokumentów, do których względu nie mają wszystkie zainteresowane osoby. Przechowuje się w nich akta osobowe w instytucjach państwowych oraz firmach. Posiadają zamek na klucz oraz solidną konstrukcję, dzięki czemu doskonale zabezpieczają przechowywane dokumenty. Ich prosta budowa sprawia, że są łatwe w utrzymaniu czystości. Ten typ szaf jest wykorzystywany zarówno w dużych, jak i małych firmach.
Pancerne szafy metalowe na dokumenty
Tego typu szafy metalowe są ciężkie oraz posiadają grubą konstrukcję. Stosowane są najczęściej w dużych firmach, w których ryzyko włamania jest wysokie, a przechowywane dane osobowe mają dużą wartość. Dzielą się na kilka typów:
- na dokumenty niejawne o klauzuli tajne
- na dokumenty z klauzulą ściśle tajne
- sejfy i szafy ognioodporne
Wszystkie modele posiadają certyfikaty odpowiednie do przeznaczenia szaf, dzięki czemu firma ma pewność, że stosuje rozwiązanie do przechowywania danych zgodne z RODO. Szafy pancerne mogą być wyposażone w szyfrowe zamki elektroniczne lub mechaniczne – w zależności od życzenia klienta. Szyfrowe zamki mechaniczne posiadają skalę podziałki od 1 do 99 i w celu otwarcia trzeba w odpowiedni sposób ustawić kolejno ustalone liczby. Natomiast zamki elektroniczne posiadają klawiaturę, na której należy wybrać 6-cyfrowy kod. Po zatwierdzeniu następuje zwolnienie blokad i szafa zostaje otwarta.
Kartotekowe szafy metalowe na dokumenty
Wyglądem przypominają komodę, ponieważ posiadają szuflady na dokumenty. Szuflady można wygodnie wysuwać na prowadnicach, które jednocześnie stanowią zabezpieczenie przed ich wypadnięciem. Wszystkie szuflady wraz z dokumentami zamykane są zamkiem centralnym. Dzięki temu dokumenty zostają zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Ilość szuflad jest uzależniona od wybranego modelu – podobnie jak wymiary szafy. Szuflady umożliwiają dokładne posegregowanie dokumentów oraz ułatwiają utrzymanie porządku. Szafy są lekkie, dlatego można z łatwością przenosić je w dogodne miejsce w firmie.
Prowadząc firmę, trzeba zwracać uwagę na zmieniające się przepisy. Jeszcze kilka lat temu do przechowywania danych osobowych służyły teczki na regałach lub w zwykłych szafach, które pozwalały utrzymać porządek w dokumentacji. Natomiast obecnie za stosowanie takich rozwiązań przez firmę grożą wysokie kary finansowe oraz prawne. Dlatego szafy metalowe na dokumenty z certyfikatami są doskonałym rozwiązaniem zgodnym z przepisami o RODO. Na rynku dostępne są modele o różnych kolorach i wielkościach. Dzięki temu mogą pełnić nie tylko rolę zabezpieczenia dokumentów, lecz także estetycznego mebla, dopasowanego do wystroju biura.
